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Menschen zu führen ist nicht immer ein Honiglecken. Als Führungskraft werden wir immer wieder gefordert sein, schlechte Nachrichten zu überbringen.
Ein Projekt wurde gestoppt, ein Gebietswechsel steht bevor, ein Urlaubsantrag wurde abgelehnt oder - im worst case Szenario - die Kündigung muss ausgesprochen werden. Das stresst nicht nur den/die betroffene Mitarbeiter:in, sondern meistens auch den/die Überbringer:in der negativen Entscheidung. Diese Umstände lassen das Gespräch schnell emotional werden und Sachlichkeit und Souveränität in den Hintergrund treten.
Um die Nachricht klar, konstruktiv und wertschätzend zu überbringen, hat sich die
„BEAM-Botschaft“ bewährt, die wie folgt funktioniert:
B = Bericht der Fakten
Was wird sich ändern? Zu Beginn des Gesprächs informieren wir den/die Mitarbeiter:in über den Sachverhalt, ohne dabei etwas zu beschönigen oder wegzulassen. Hier geht es um Zahlen, Daten und Fakten, sprich um eine rein rationale Schilderung. Die Antwort auf die Frage „Wie kam’s dazu?“ wird gegeben.
E= Empathie
Was bedeutet der neue Sachverhalt für den/die Mitarbeiter:in? Zeigen Sie dem Menschen mit dem Sie sprechen, dass er Ihnen nicht egal ist und tauchen Sie empathisch in seine Gefühlswelt ein.
A= Anteilnahme
Wie geht es uns als Führungskraft selbst dabei? Sie sind kein Eisblock! Sprechen Sie Ihre eigenen Empfindungen an und drücken Sie Ihre Wertschätzung aus.
M= Maßnahme
Welche Schritte sind notwendig? Um das Gespräch zielorientiert zu beenden, besprechen Sie am besten die Maßnahmen, Optionen und Alternativen. Geben Sie einen klaren Ausblick in die Zukunft und erarbeiten Sie gegebenenfalls Lösungsvorschläge oder die nächsten Schritte.
Gemäß dieser Struktur könnte sich das Mitteilen einer Kündigung in etwa so anhören:
Bericht
Liebe/r Mitarbeiter:in! Wir haben bereits zwei Gespräche zu deiner Arbeitsleistung der letzten Monate geführt. Das letzte Gespräch beinhaltete auch eine Verwarnung, wo wir uns auf Kriterien geeinigt haben, die zu ändern sind. Nachdem dies nicht erfolgt ist, ist die Kündigung nun die logische Konsequenz.
Empathie
Ich kann mir gut vorstellen, dass diese Nachricht nun keine sehr erfreuliche für dich ist und womöglich sehr unerwartet eintrifft.
Anteilnahme
Es tut mir aufrichtig leid, weil ich dich als Mensch sehr schätze und sehr gerne mit dir zusammengearbeitet habe.
Maßnahme
Die nächsten Schritte, um die ich dich bitte, sind eine geordnete Übergabe deiner Agenden an die Kolleg:innen in deinem Team. Wir werden uns am Ende der Woche noch einmal zusammensetzen um deinen letzten Arbeitstag, unter Berücksichtigung deines Resturlaubs, zu definieren und das Prozedere für die Rückgabe der Arbeitsmittel festzulegen.
Alle potentiellen Rückfragen sind im Voraus geklärt, es herrscht absolute Klarheit!
„Was, wie kam’s dazu?“: Das beinhaltet der Teil „Bericht“.
„Hast du eine Ahnung, wie’s mir nun damit geht?“: Ja, denn für „Empathie“ ist gesorgt.
„Und dir ist das vollkommen egal, oder?“: Nein, weil ich dir meine „Anteilnahme“ ausgesprochen habe.
„Wie geht’s nun weiter?“: Zum Glück haben wir auch die „Maßnahme“ kommuniziert.
BEAM ist ein universell einsetzbares Werkzeug für das Überbringen negativer Botschaften.
Die idente Struktur können Sie genauso beim Überbringen negativer Botschaften im Verkaufsgespräch mit Ihren Kunden verwenden. An Themen fehlt es aktuell, glaube ich, kaum. Galoppierende Inflation, Preisexplosionen, Lieferengpässe, Produkteinstellungen, statt Lieferwochen nun Liefermonate, und einige Hiobe mehr.
Das zu überreichende heiße Eisen wird durch diese Methode nicht unbedingt weniger heiß. Doch BEAM ist wie ein Thermohandschuh, der das Überbringen des heißen Eisens leichter macht.
Ich wünsche Ihnen, dass sie in nächster Zeit nicht allzu oft „beamen“ müssen. Und falls doch: BEAM macht’s leichter und gut nehmbar.
Viel Erfolg!
Ihr Klaus Rafenstein, VBC-Trainer
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