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In unserer heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt spielen E-Mails eine zentrale Rolle in der Kommunikation. Sie ergänzen das direkte Gespräch am Telefon, stellen uns aber gleichzeitig vor eigene Herausforderungen und bieten spannende Chancen. In diesem Expertentipp möchten wir Ihnen wertvolle Tipps an die Hand geben, wie Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz “kraftvoll” und somit wirkungsvoll gestalten können.
1. Betreffzeilen mit starkem Ausdruck
Der Betreff Ihrer E-Mail ist wie das Schaufenster Ihres Geschäftes. Er sollte neugierig machen und den Kern Ihrer Nachricht einfangen. In der Betreffzeile sollte in wenigen Worten der Inhalt der E-Mail erklärt sein, sodass der Empfänger sofort weiß, worum es bei dieser Nachricht geht. Denn jede E-Mail hat einen bestimmten thematischen Aufhänger und Grund, weshalb sie versendet wurde. Am besten ist hier ein sehr kompakter Satz, der mit wenigen Worten den Inhalt verständlich macht. Hier sind kreative Ideen gefragt!
2. Persönliche Ansprache
Persönlichkeit kann Wunder wirken. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer freundlichen Begrüßung, um eine warme und einladende Atmosphäre zu schaffen. Wenn Sie auf eine Mail antworten, “spiegeln” Sie die Begrüßung. Wenn Ihr Kunde also etwa “Guten Tag” geschrieben hat, dann leiten Sie die Mail mit den gleichen Worten ein. Das schafft eine gewisse Vertrauensbasis und ist gut für den Beziehungsaufbau.
3. Klar strukturiert
Denken Sie daran, dass Ihre E-Mail einen roten Faden hat. Nutzen Sie Absätze und Aufzählungen, um Ihre Inhalte übersichtlich zu gestalten. Ein Beispiel: "Unsere Agenda für das Meeting: 1. Begrüßung, 2. Vorstellung der neuesten Projekte, 3. Offene Diskussion"
4. Aktiv statt passiv
Verwenden Sie aktive Sprache, um Ihre E-Mails mit Energie zu füllen. Statt "Es wird vorgeschlagen" schreiben Sie "Ich schlage vor".
5. Kurz, knapp, knackig und klar
Schreiben Sie Ihre E-Mails, wie in einem guten Telefonat, in den 4 k´s: kurz, knapp, knackig und klar. Die einfache Sprache ist hier die bessere. Vermeiden Sie komplizierte lange Sätze und kommen Sie schnell zum Kern der Sache. Lange, ausschweifende Mails werden selten gelesen.
6. Professionell, aber nicht steif
Ein freundlicher, respektvoller Ton ist das A und O. Ein bisschen Lockerheit schafft Nähe – solange Sie professionell bleiben.
7. Klare Handlungsaufforderungen
Machen Sie deutlich, was Sie von Ihrem Kunden erwarten. Ein Satz wie "Bitte bestätigen Sie den Termin bis morgen" ist klar und direkt.
8. Ein freundlicher Abschluss
Die Begrüßung in einer Mail ist sehr wichtig, gleichzeitig hat die Verabschiedung noch ein wenig mehr Bedeutung, da Sie so beim Kunden in Erinnerung bleiben. Schreiben Sie den Abschluss persönlich, wie z.B. “Ich wünsche Ihnen eine wunderschönes Wochenende”. Eine gut durchdachte Signatur ist zudem wie das Überreichen einer Visitenkarte.
9. Korrekturlesen ist Pflicht
Eine sorgfältig überprüfte E-Mail zeigt, dass Sie sich Mühe geben und Details wichtig nehmen.
10. Den Empfänger spiegeln
Passen Sie Ihre Nachricht an den Empfänger an. Was für den einen perfekt ist, kann für den anderen zu formell oder zu locker sein - auch hier ist Spiegeln wichtig.
12. Die passenden Worte
Versuchen Sie, Mails möglichst positiv zu formulieren. Erstens sind sie so leichter verständlich, gleichzeitig hinterlässt eine positive Sprache immer einen besseren Eindruck. Vermeiden Sie den Konjunktiv, wie z.B. “könnte, sollte, hätte” usw. und vage Wörter wie “z.B. vielleicht, eigentlich, eventuell”. Mit dieser Art der Formulierung wirken Sie unsicher und Unsicherheit ist in einer Mail kontraproduktiv.
13. Ein freundlicher Ton
Mails können sehr unterschiedlich aufgefasst werden. Bemühen Sie sich, diese äußerst freundlich zu schreiben, da der Adressat die Mails in der Stimmung liest, in der er gerade ist. Je freundlicher, desto besser, bitte allerdings ohne Emojis. Diese passen in diesem Kontext nicht.
14. Ergänzende Kommunikation
Manchmal kann ein kurzes Gespräch ergänzend zur E-Mail sinnvoll sein – gerade, wenn es um komplexe Themen geht.
Mit diesen Tipps gelingt Ihnen eine wirksame E-Mail-Kommunikation. Denken Sie daran: Eine gute E-Mail ist wie ein gutes Gespräch – klar, freundlich, direkt und persönlich.
