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E-Mails sind die wichtigste schriftliche Kommunikation im Geschäftsleben - insbesondere, wenn es darum geht, Kundenbeziehungen aufzubauen und verkäuferisch zu punkten.
Die Art und Weise, wie Sie schreiben, beeinflusst Ihren Erfolg.
Positive E-Mails sind nicht einfach nur "nett" formuliert. Sie bauen Beziehungen auf, schaffen ein gutes Umfeld und verhindern Missverständnisse.
Die wichtigsten Punkte für ein gutes E-Mail:
Freundliche Begrüßung: Starten Sie Ihre E-Mails mit einer freundlichen Anrede. Das zeigt Wertschätzung und schafft eine angenehme Atmosphäre. Passen Sie die Anrede an die Beziehung an. "Sehr geehrte/r" ist passend, wenn man die Person nicht kennt und das erste Mal schreibt. Versuchen Sie aber bald danach eine persönlichere Anrede, im Idealfall jene, die auch Ihr/Ihre Gesprächspartner:in für Sie verwendet. „Hallo, Herr Maier“ oder z.B „Servus, Frau Hofstätter“ kann dann genau das Richtige sein.
Effektive Kommunikation: E-Mails sollen informativ und relevant sein, um die Zeit des Empfängers/der Empfängerin zu respektieren. Wenn Sie die Beziehung stärken möchten, ist ein Telefonat oft besser.
Klare Aufforderungen: Stellen Sie sicher, dass der/die Empfänger:in versteht, was Sie von ihm/ihr erwarten. Verwenden Sie klare Handlungsaufforderungen wie "Ich freue mich auf Ihr Feedback bis..."
Aktive Sprache: Verwenden Sie eine aktive Sprache, damit Ihre Absichten klar sind. Das macht Sie selbstbewusst und professionell:
- „Ich glaube wir sollten (…)“ – „Es wäre am besten, wenn wir (…)
- „Ich wollte nur kurz nachfragen ob (…)“ – „Wann darf ich mit (…) rechnen?
- „Wann könnten Sie (…)?“ – „Könnten Sie am (…)?“
- „Entschuldigen Sie bitte die Verzögerung“ – „Vielen Dank für Ihre Geduld!“
Vermeiden von Negativität: Vermeiden Sie negative Formulierungen und Kritik. Konzentrieren Sie sich auf Lösungen und Chancen.
Positives Framing: Wenn Sie kritische Informationen teilen, betonen Sie, wie Lösungen gefunden werden können. Fokussieren Sie auf Vorteile und Möglichkeiten statt auf Probleme:
- Statt zu sagen: "Das wird schwierig, es gibt viele Herausforderungen."
- ... sagen Sie besser: "Wir stehen vor einer spannenden Gelegenheit und werden für Sie eine passende Lösung entwickeln."
Zeigen Sie Dankbarkeit: Nutzen Sie "Vielen Dank" oder "Ich schätze Ihre Zeit" in Ihren E-Mails. Das zeigt Wertschätzung und bleibt positiv in Erinnerung. Generell: Beenden Sie immer positiv, denn das merkt sich unser Gehirn am längsten. Siehe Kindermärchen: „Und wenn sie nicht gestorben sind, dann leben sie ..“.
Viel Spaß bei der erfolgreichen Kommunikation mit Ihren Kunden!
Ihr Alex Maier, VBC-Assistenztrainer
